Procedimento de Protocolo

Por 
em 11/02/2020

Manual de acesso ao sistema PowerDoc da MC3 para consulta e solicitação de Documento  (PDF)

 

PRINCIPAIS DÚVIDAS FREQUENTES - PROTOCOLO E ARQUIVO 

Como se definem os documentos, a classificação e tramitação?

Preciso pedir a abertura ou autuação de um Documento

Preciso fazer a juntada física de documento(s) em um processo

Quando devo pedir a abertura de um novo volume de um processo

O que devo conferir antes de TRAMITAR um Documento?

Como corrigir a numeração das folhas de um Documento?

Necessito desentranhar documento(s) de um Processo, posso?

Como decido? Apensamento ou Incorporação?   

Posso encaminhar um Processo ao Setor de Protocolo e Arquivo?

 


 

RESPOSTAS

Como se definem os documentos, a classificação e tramitação? 

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Um documentos pode ser SIMPLES ou COMPOSTO:
Documento simples: - Relatório, memorando, remessa, etc.;
Documentos Composto: - Processo, Expediente, Prontuário, Dossiê:

PROCESSO – Unidade documental, de caráter decisório, em que se reúnem, por solicitação da autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa.

TRAMITAÇÃO – Controle por sistema informatizado – Documentos compostos devem ser enviados e recebidos por sistema informatizado (atualmente é o Smar).

ORIGEM – A tramitação pode ser origem “INTERNA” e “EXTERNA”
Interna: Entre setores de uma mesma Secretaria
Externa: Entre setores de Secretaria ou Órgão diferentes

Política de Gestão Documental do Município.
Processos devem ser classificados e arquivados conforme esta Política

 


 

Preciso pedir a abertura ou autuação de um Documento 

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- A autuação de um documento (processo) é a sequência de operações técnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de documentos acumulados no decorrer de uma ação administrativa, visando encaminhamento, manifestação e decisão.
- A Seção de Protocolo e Arquivo deverá conferir os procedimentos de autuação de documentos e, em caso de irregularidade, o documento será devolvido e a unidade solicitante deverá ser notificada para providenciar as devidas correções.
- A abertura de um processo administrativo será solicitada por autoridade competente que deverá assinar o “TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO”, ou emitir um memorando ou ofício, que deverá acompanhar o Termo de Solicitação de Autuação de Processo, emitido por servidor da mesma área da autoridade competente.
- O setor de Protocolo e Arquivo – DARH2 não autuará novo processo cujo pedido não seja encapado com o TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO DE PROCESSO”
- O processo deverá ser formado, preferencialmente, por documentos originais ou cópia autenticada por servidor/funcionário público mediante conferência da cópia com o documento original, certificada com carimbo ou com anotação à caneta (azul ou preta) “CONFERE COM O ORIGINAL”, contendo a data da autenticação e a assinatura do servidor/funcionário.

DOWNLOAD: Solicitação de Autuação de Processo (Excel) (PDF)  

 


 

Preciso fazer a juntada física de documento(s) em um processo 

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O procedimento de juntada poderá ser executado por qualquer agente público que possua competência para tanto, observada sua habilitação e pertinência de função em consonância com o Processo Administrativo.
A juntada de um documento será registrada pelo funcionário que a executou, através do TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS que antecederá o(s) documento(s) juntado(s).
Quando o documento a ser juntado não permitir a sua correta fixação ao processo administrativo, ele será primeiro fixado em uma folha de informação em branco, observando:
se não existe no verso do documento nenhuma informação ou anotação importante ou relevante;
que seja feita a numeração da Folha de Informação que lhe dá suporte.
Quando a juntada de documentos for originada de desentranhamento de documentos de outro processo ou expediente, será mencionado o número do processo original, conforme “TERMO DE JUNTADA DE DOCUMENTOS“ (Anexo II).

DOWNLOAD: Termo de Juntada (Excel) (PDF)

 


 

Quando devo pedir a abertura de um novo volume de um processo 

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O encerramento e a abertura de volume de documento (processo) é o procedimento que consiste em desdobrar documentos volumosos, em tantos volumes quantos necessários, com o objetivo de facilitar o seu manuseio.
Somente o Setor de Protocolo e Arquivo pode executar o encerramento e abertura de novo volume de um processo.
O processo administrativo deverá ser dividido em volumes, quando o número de folhas exceder ao montante de 300 (trezentas) folhas, ou em número inferior, quando as características dos documentos juntados ao processo assim o exigirem.
O encerramento e abertura de um novo volume somente pode ser solicitado pelo órgão/entidade ao qual o processo se refere e executada pelo setor de Protocolo.

FORMULÁRIO: Cota de encaminhamento assinada por servidor competente.

 


 

O que devo conferir antes de TRAMITAR um Documento? 

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É VEDADA A TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS:

I - que não estejam autuados devidamente pela unidade administrativa responsável;
II - que não possua a clara identificação do agente público que realizou a autuação;
III - quando conter folhas sem numeração ou numeração irregular;
IV - com espaços em branco sem a devida anulação;
V - processos e expedientes com capa em mau estado de conservação;
VI - processos e expedientes com mais de 300 (trezentas) folhas por volume;
VII - processos e expedientes sem tramitação via sistema informatizado e sem o
encaminhamento formal a se verificar na última folha do processo;

- Ao receber os processos, os departamentos devem verificar a regularidade dos
seguintes itens:
Sequência numérica das folhas;
Ausência de folhas ou documentos; e
Folhas soltas ou grampeadas na contracapa

- Fica expressamente vedada a chamada “tramitação em mãos”.

 


 

Como corrigir a numeração das folhas de um Documento? 

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Correção da numeração da folhas de um Documento:

  • passar um traço sobre o número grafado errado;
  • abaixo do número errado, grafar o número correto;
  • usar o mesmo método para corrigir as folhas subsequentes;
  • certificar, ao fim da correção, sobre a regularização, informando-se o intervalo de folhas corrigidas.
  • identificar o responsável pela correção da numeração.
  • vedado apagar ou rasurar um número grafado erroneamente

 


 

Necessito desentranhar documento(s) de um Processo, posso? 

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O desentranhamento pode ser feito para:

formar novo documento composto (processo);
eliminar cópias de documentos juntadas em duplicidade;
retirar documentos juntados indevidamente;
para realizar a juntada de documentos em outro documento composto (processo);
devolver, para o interessado, via original de documento.

Se for necessário substituir um documento original juntado ao processo, por uma cópia, o setor responsável deverá:
Providenciar a cópia e autenticá-la;
Efetuar a troca no processo;
Manter a mesma numeração da folha;
Devolver o original ao interessado ou enviar o processo ao setor de Protocolo para a devolução.
Ao receber o original, o interessado deverá firmar o Termo de Recebimento que será numerado e inserido ao final do processo

FORMULÁRIO: O TERMO DE DESENTRANHAMENTO deverá ser preenchido, numerado e inserido após a última folha do processo

 


 

Como decido? Apensamento ou Incorporação? 

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- O Apensamento consiste em unir documentos, em caráter temporário, quando as informações contidas em um servir de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de outro documento. O despacho para apensamento deverá conter quais processos serão apensados e qual deverá ser o principal. Durante o apensamento cada documento manterá a sua individualidade e a sua numeração de folhas.

- A Incorporação consiste em juntar documentos, em caráter definitivo, quando as informações contidas em um tratarem do mesmo assunto do outro documento ou com vistas à uniformização de tratamento da mesma matéria. O pedido de incorporação deve ter despacho de autoridade contendo a indicação de quais documentos serão incorporados. Processo incorporado não poderá ser desincorporado

O Apensamento não pode ser realizado:
I - quando desse ato resultar prejuízo para o trâmite do documento a ser apensado;
II - quando a juntada de cópia do documento for suficiente para o esclarecimento do assunto;
III - em documento apensado a documento principal.

A Incorporação não deverá ser realizada:
I - quando resultar prejuízo para o trâmite do processo a ser incorporado;
II - quando a juntada de cópia do documento for suficiente para o esclarecimento do assunto;
III - em processo apensado a processo principal.

FORMULÁRIO: Os Termos de Incorporação, Apensamento e Desapensamento serão “sempre” emitidos pelo Setor de Protocolo e Arquivo que realizará a operação

 


 

Posso encaminhar um Processo ao Setor de Protocolo e Arquivo? 

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Ressalvando alguns casos excepcionais, os Documentos somente poderão ser arquivado caso estejam “encerrados”.
Encerramento é o ato expresso por meio de despacho de autoridade competente, atestando que todas as decisões e providências esperadas em relação ao objeto do documento tenham sido tomadas e registradas, através do “TERMO DE ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO”.
O simples arquivamento de um documento deverá por via de Regra, ocorrer no setor responsável, somente sendo enviado para o Arquivo definitivo após o encerramento do Processo.

O Desarquivamento de um Documento Encerrado se dará para consulta ou para reativação. A reativação consiste na retomada da tramitação de um documento encerrado, para acolher novas instruções, manifestações ou decisões, quando surgirem novos fatos ou documentos. Seus prazos de guarde e temporalidade reiniciarão a contagem.
Não deverão ser reativados documentos solicitados apenas para consulta.

Os Documentos arquivados ou não, poderão ser digitalizados e disponibilizados para consulta através do sistema PowerDoc da empresa MC3 que presta o serviço para a Prefeitura. Para tanto a usuário deverá estar cadastrado e autorizado a fazer a consulta. O cadastramento seguirá regra do Arquivo Público Municipal.

DOWNLOAD: Termo de Encerramento de Documento (Excel) (PDF)

 


 

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