Em agosto de 2020 a Prefeitura de São Caetano lançou o Programa Papel Zero – São Caetano 100% Digital, um projeto coordenado pelo Arquivo Público Municipal e assumido por todas as Secretarias.  Um ano após o lançamento os resultados apontam maior agilidade, eficiência, economia e transparência na gestão pública. 

“O Papel Zero representa grande avanço tecnológico. O compromisso com o uso e estímulo ao programa demonstra a preocupação da Administração com o passado, presente e futuro, por meio da preservação da memória documental, transparência, celeridade, segurança na tomada de decisões e responsabilidade com o uso dos recursos naturais”, destaca a titular da Segov, Secretaria Municipal de Governo, à qual se vincula o Arquivo Municipal.

 “A economia de recursos e a sustentabilidade do programa estão entre os principais resultados do Programa, que vão desde a mudança de cultura de utilização do papel, até a execução das atividades de governo de forma 100% digital”, define o diretor do Arquivo Público Municipal.

Estima-se que o município tenha deixado de imprimir mais de 80 mil folhas de papel, conquistando maior celeridade aos procedimentos em sua tramitação e ainda, contribuindo com a preservação do meio ambiente – o que confirma o compromisso do Município com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da Agenda 2030 da ONU (Organização das Nações Unidas).

 “Hoje a Prefeitura possui capacidade de produzir 33 modelos de documentos sem a necessidade da impressão em papel e o Programa continua em expansão”, afirma o diretor do Arquivo Público Municipal.

“O plano piloto do Papel Zero é um sucesso”, atesta o diretor do Departamento de Administração da Receita, que utiliza a digitalização no Processo de Cancelamento de Notas Fiscais. Esse é o primeiro serviço realizado por meio do Programa com impacto direto para o cidadão.

“O cancelamento de notas fiscais é uma das rotinas mais frequentes no Departamento da Receita. Podemos dizer que o sistema Papel Zero veio simplificar e agilizar muito a rotina interna”, diz o diretor do Departamento.

Ele explica que, antes do processo digital, era necessário imprimir as solicitações de cancelamento juntamente com as notas fiscais e outros documentos enviados pelos solicitantes. Os documentos eram recepcionados no setor de Protocolo e Arquivo, no Atende Fácil. Ao chegar ao setor, o processo passava pela fiscalização, que fazia a análise, imprimia e juntava um parecer e, então, encaminhava à Chefia de Fiscalização. Depois, tramitava para a Diretoria de Receita, sendo deliberado sobre o cancelamento. A partir da decisão, gerava-se um documento que ficava anexo ao processo até a sua retirada pelo solicitante.

Do início ao fim do processo, eram necessárias no mínimo 48 horas, sem contar o prazo de retirada do documento de cancelamento. Agora, com o Papel Zero um atendimento de cancelamento pode ocorrer em minutos.

“Hoje não há mais impressão. Os documentos enviados pelo solicitante, já digitalizados, são juntados a um processo digital criado pelo próprio setor. Após análise do Fiscal responsável, que faz um despacho aprovando ou não o cancelamento, o processo fica automaticamente disponível para aprovação da Chefia e da Diretoria. Em seguida, envia-se a aprovação ou recusa digitalmente ao solicitante e finda o processo enviando para arquivo secundário aguardando temporalidade do documento”, diz Teixeira.

“Tivemos um enorme ganho de tempo e espaço de armazenamento de papéis. Nesse período já criamos mais de quatrocentos processos de cancelamento de Notas Fiscais, abolindo a circulação de documentos entre o Atende Fácil e o Departamento da Receita”, conclui.