Preservando a memória e garantindo acesso à história de São Caetano do Sul
Conheça os serviçosO Arquivo Público Municipal trabalha para preservar documentos e facilitar o acesso à informação.
O Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul preserva, organiza e disponibiliza documentos históricos que contam a trajetória da cidade e de seus cidadãos. Além disso, desenvolve projetos de difusão, ações educativas e atividades culturais voltadas à valorização do patrimônio documental.
O acesso ao acervo é garantido por legislação federal, estadual e municipal, assegurando transparência e preservação da memória histórica.
O Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul (APM), criado pela Lei Municipal nº 5.453/2016 e atualizado pela Lei nº 5.614/2018, é responsável pela formulação da Política Municipal de Arquivos e pela orientação normativa da gestão documental no âmbito da administração pública municipal.
A instituição exerce um papel interno, junto aos órgãos da administração pública municipal, na normatização, implementação, acompanhamento e supervisão de toda a gestão documental, buscando eficiência, racionalizar e inovação para fluxos de informações e garantindo que elas estejam à disposição para as tomadas de decisões em todas as atividades dos serviços públicos, atuando como órgão vital e interdisciplinar à toda administração nas diversas áreas de atuação.
O APM é o órgão central do Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ), que dentre outras finalidades tem o dever de garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública municipal, de forma ágil, transparente e segura, o acesso aos documentos de arquivo. Esse papel é desempenhado através de ações como orientações e normativas dadas aos setores da administração, coordenação dos trabalhos de classificação e avaliação de documentos, auxiliando os órgãos setoriais na elaboração de Planos de Classificação de Documentos (PCDs) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTDs). A instituição também é integrante e coordenadora da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), um grupo permanente e multidisciplinar, responsável pela elaboração e aplicação dos PCDs e TTD's.
Os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte, físico ou digital, objeto central na atuação do APM, possuem valor administrativo, para a execução e garantia das atividades desempenhadas pela Prefeitura, podendo apresentar valor histórico, científico, probatório e informativo, devendo esses documentos, serem definitivamente preservados e disponibilizados para o acesso e pesquisa.
Nesse cenário, a instituição exerce seu papel externo, voltado as ações educativas e culturais, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do município, que em última instância, o documento assume o papel de “testemunha” da História e o Arquivo Público Municipal o seu guardião, para que as futuras gerações tenham o acesso a esses “testemunhos”.
Como parte dessa frente de trabalho externa o Arquivo Público Municipal, está lançando o site institucional, onde será divulgada todas as ações arquivísticas do município. O site, inicialmente, se dividirá em 4 áreas. A área “Gestão Documental” apresentará todas as informações sobre o que é a gestão documental e sobre o papel central que o APM exerce nessa função, desde a criação do documento até sua destinação final, seja eliminação ou guarda permanente. A área “Administração Pública Municipal” apresentará os instrumentos de gestão documental e as publicações oficiais, como balanço anual das atividades desenvolvidas, os Planos de Classificação de Documentos, as Tabelas de Temporalidade de Documentos, Termos de Eliminação de Documentos, Resoluções e outras normativas elaboradas pela instituição. A área “Acervo Permanente e Histórico” divulgará detalhes do acervo permanente e histórico da instituição, como quantidades, volumes, suporte, histórico de custódia dos documentos e os instrumentos de pesquisa. Essa é uma importante ferramenta para os pesquisadores e interessados nesses conjuntos documentais. Por fim, a área “Serviços ao Cidadão”, onde você apresentará todas as instruções e informações sobre como consultar o acervo do Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul.
O ano de 2025 foi marcado por conquistas e avanços da Secretaria Municipal de Governo, através do Arquivo Público Municipal, órgão criado em 2016, através da Lei Municipal n.º 5.453. A instituição vem cumprindo o seu papel na formulação, orientação, implementação, acompanhamento e supervisão da política de gestão documental, em conformidade com a Lei Federal n.º 8.159/1991 e o artigo 216, § 2º da Constituição Federal de 1988. Dentre os avanços alcançados pela durante o corrente ano destacamos:
1. SEI-Cidades: No início de abril desse ano o Arquivo Público Municipal operacionalizou o SEI - Sistema Eletrônico de Informações, na administração pública do poder executivo, um sistema de processos digitais, que através do programa estadual SEI-Cidades. Com isso deixou-se de autuar processos em papel e desde então os registros são feitos digitalmente, o que trouxe a administração pública ganhos em eficiência, agilidade e transparência administrativa, economizando também em recursos como papel, etiquetas, caixas, impressoras e custos de transporte, além de garantir uma organização com maior sustentabilidade, sendo só no ano de 2025 gerados mais de 11.000 processos eletrônicos. Essa ferramenta também foi implantada, pelo APM, na administração indireta, como no Sistema de Água, Esgoto e Saneamento Ambiental (SAESA), na Universidade Municipal de São Caetano do Sul (USCS), na Fundação Pró-Memória (FPM) e na Fundação das Artes (FASCS).
2. Sistema de gestão de documentos físicos e digitalizados: Com a retomada de toda a guarda documental de documentos produzidos, recebidos e acumulados pela administração pública municipal, foi necessário um sistema informatizado para gerir as mais de quase 100.000 caixas de documentos, totalizando cerca de 1.310.000 de itens documentais. O sistema controla a localização física de cada item documental, além da sua requisição e empréstimo aos diversos setores e órgãos da administração, além de guardar boa parte desse acervo digitalizado e disponibilizá-lo aos servidores municipais no exercício de suas funções, em conjunto com o SEI garantindo uma gestão documental mais eficiente e segura ao município.
3. Internalização da Gestão Documental: o Arquivo Público Municipal, visando uma plena e contínua governança da informação, eficiência administrativa, economicidade, e garantindo padronização, rastreabilidade e segurança documental, internalizou todos os serviços de gestão e tratamento documental. Assim, o APM toma seu papel protagonista na Gestão da Informação, para isso, utilizou-se de treinamentos internos e externos, além da contratação de profissionais capacitados que passaram a integrar a equipe da instituição.
4. Convênios: com a retomada integral da gestão da informação, o APM expandiu os serviços prestados também à administração indireta e ao poder Legislativo, através de convênios firmados entre a Prefeitura Municipal, através do APM, com o SAESA, a USCS e a Câmara Municipal para a guarda, pedidos de requisição, digitalização, arquivamento e desarquivamento, preservação e disponibilização de todos os documentos dessas instituições, totalizando cerca de 340.000 documentos correspondendo a 25.000 caixas de arquivos acrescidos ao acervo do APM.
5. Setor de Digitalização: O APM, em função da internalização dessa massa documental, e visando a autossuficiência nos serviços de gestão, sentiu a necessidade da criação de um setor de digitalização, eficiente para atender a nova demanda, nesse novo capítulo da administração. Nesse cenário, foi incorporado ao APM o Setor de Microfilmagem, que passou a identificado como Setor de Digitalização de Microfilmagem, modernizando um serviço já prestado por essa unidade administrativa, estabelecendo novos fluxos operacionais, atualização das ferramentas tecnológicas de trabalho como digitalizadoras eficientes, padronizando assim as operações do setor.
6. Site institucional: visando dar mais transparência às ações do APM, bem como a difusão do seu acervo, foi criado o site institucional do Arquivo Público Municipal, servindo como um canal direto de comunicação da instituição para com a população, onde serão publicizadas as ações que o APM presta à administração pública, como também as atividades voltadas ao público externo, principalmente ao seu acervo permanente e histórico. A ideia é ser um espaço onde o cidadão e o público em geral poderá acompanhar e fiscalizar as ações de gestão documental executadas pelo APM, bem como contribuir para a preservação de nosso acervo documental arquivístico.
7. Crescimento do acervo: Com a internalização dos serviços arquivísticos e os convênios firmados com a administração indireta e o poder legislativo municipal, houve o crescimento do volume de documentos sob custódia do APM, em janeiro o acervo era composto por pouco mais de 23.000 itens documentais perfazendo pouco mais de 3.000 caixas box e agora no final do ano estamos chegando a mais de 1.300.000 itens documentais totalizando quase 100.000 caixas de acondicionamento.
8. Economicidade: com o resultado de todas as ações e atividades executadas e mencionadas anteriormente, a instituição, além de fortalecer o seu trabalho com a internalização dos serviços, possibilitou uma economia para a Prefeitura de cerca de R$ 100.000 mensais, para o SAESA cerca de R$ 50.000 mensais, para a Câmara Municipal cerca de R$ 45.000 e a USCS economizará cerca de R$ 9.000 mensais, prevendo uma economia anual de R$ 2.400.000, sendo R$ 1.200.000 de economia só da Prefeitura Municipal.
Balanço Anual
Confira aqui:
Balanço anual
Essas iniciativas são importantes para uma gestão documental mais eficiente, transparente e econômica, a equipe do Arquivo Público Municipal, com o apoio da atual gestão, tem metas audaciosas para serem executadas nos próximos anos, visando integrar cada vez mais os fluxos informacionais de toda administração pública municipal, garantindo assim que a informação arquivística esteja bem gerida, preservada e acessível a todas e todos.
Serviços de consulta ao acervo e atendimento ao público.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Município de São Caetano do Sul. O Arquivo Público Municipal, criado pela Lei Municipal n.º 5.453, de 31 de agosto de 2016, é responsável por toda a gestão documental da Administração Pública Municipal. O Arquivo Público Municipal faz a gestão desde a criação do documento até sua destinação final, seja a eliminação, quando o documento já cumpriu sua função administrativa e não tem valor histórico ou permanente, seja a sua guarda definitiva e acessível quando classificado como permanente. A instituição então atua nas 3 fases vitais de qualquer documento arquivístico:
➢ Arquivo Corrente
É a fase em que o documento é criado para cumprir uma função administrativa, tendo seu valor primário administrativo, independente do seu meio de produção, seja em papel ou meio digital. Ele é tramitado entre os órgãos da administração pública e ainda está em uso, junto aos seus produtores. Nessa fase o Arquivo Público Municipal, integra como órgão central o Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ), formulando a Política Municipal de Arquivos e exercendo orientação normativa, elabora diretrizes e normas para a administração pública municipal, estabelecendo requisitos para a criação de documentos, atividades de protocolo, além de promover treinamentos e orientações técnicas aos demais órgãos da prefeitura municipal.
➢ Arquivo Intermediário
Após cumprir a função para o qual foi criado o documento é encerrado e enviado à guarda intermediária, nessa fase, apesar de já ter cumprido sua função, o documento poderá servir como prova e garantia de direitos dos cidadãos e da administração pública municipal, além da prestação de contas à órgãos fiscalizadores, portanto, mesmo que possa ser eliminado, ele deve ser guardado por um prazo determinado de tempo. Os prazos de guarda e a classificação desses documentos são determinadas pelos Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos, eles são instrumentos essenciais para uma boa gestão documental, esses instrumentos de gestão são elaborados em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD), que reúne representantes das diversas unidades organizacionais às quais se referem os documentos produzidos e profissionais da área, como arquivistas, historiadores, juristas e outros. O documento então cumpre um prazo de prescrição e precaução, após isso poderá ter sua eliminação autorizada e publicizada através do Diário Oficial Eletrônico e pelo site do Arquivo Público Municipal, através do documento Edital de Ciência de Eliminação, com prazo de 30 dias para manifestações e requisições quanto aos documentos listados, você poderá consultar as informações sobre os Planos de Classificação de Documentos, Tabelas de Temporalidade de Documentos e os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos em
Administração Pública Municipal.
➢ Arquivo Permanente e Histórico
Nem todos os documentos são passíveis de eliminação, mesmo após cumprirem sua função administrativa e seu prazo de prescrição e precaução, os documentos podem guardar um valor secundário, seja um valor histórico, probatório, informativo ou científico, devendo ser definitivamente preservado, conforme as Tabelas de Temporalidade de Documentos aprovadas pela administração e após passarem pela Avaliação Documental, atividade essencial para garantir a guarda definitiva desses documentos e a eliminação correta e responsável daqueles documentos desprovidos desse valor secundário, além disso toda documentação produzida, recebida e acumulada pela Prefeitura Municipal até 1967 é de valor histórico para o município de São Caetano do Sul, conforme Decreto Municipal n.º 12.080 de 19 de agosto de 2024. Esses documentos estão acessíveis ao público e guardam registros de parte da história da cidade, servindo como instrumento ao exercício da memória coletiva e da cidadania, você poderá consultar mais informações sobre o acesso em
Serviços ao cidadão.
e sobre o conteúdo do acervo permanente e histórico em
Acervo Permanente e Histórico.
O Arquivo Público Municipal então acompanha o recolhimento desses documentos à instituição, assegurando sua preservação e acesso, promovendo a difusão de informações sobre a instituição e realizando projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do município.