Balanço Anual

Nesse espaço será disponibilizado, anualmente, balanços de todas as atividades realizadas pelo Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul:

Balanço anual

Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos:

Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos são instrumentos essenciais para uma boa gestão documental. Essas ferramentas são produzidas e aprovadas pelo Arquivo Público Municipal e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). Através deles conseguimos identificar todas as funções, subfunções e atividades que a administração pública municipal desempenha, e através disso conseguimos identificar quais são os tipos documentais produzidos em série pela Prefeitura, estabelecendo uma classificação funcional da produção documental e determinando o seu tempo de guarda, seja na fase corrente, intermediária ou permanente.

Com as constantes e naturais mudanças que ocorrem na estrutura da administração municipal, buscamos entender os documentos por uma visão funcional, onde o documento irá desempenhar uma ação vinculada a uma determinada função, dessa forma os planos e tabelas são divididos em ATIVIDADE MEIO e ATIVIDADE FIM. Sendo a ATIVIDADE MEIO voltada a todas as atividades auxiliares que a administração exerce, como gestão de recursos humanos, comunicação, gestão financeira e outras, já a ATIVIDADE FIM se refere a todas as atividades resultantes de funções primordiais para a existência de uma prefeitura, como a educação, cultura, segurança, saúde e outras.

Eliminação de documentos:

A eliminação de documentos é uma atividade necessária para uma boa gestão documental, assim conseguiremos eliminar documentos que não tem valor permanente e racionalizar recursos para a salvaguarda daquilo que deve ser preservado. Toda e qualquer eliminação de documentos deve estar prevista na Tabela de Temporalidade de Documentos e ser autorizada pelo Arquivo Público Municipal, esses documentos já cumpriram sua função principal, já cumpriram seu tempo de prescrição e precaução e não têm nenhum valor permanente ou histórico, conforme avaliação documental e aplicação das Tabelas de Temporalidade de Documentos. Todas essas atividades são desempenhadas em conformidade com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e com a Lei Municipal nº 5.453, de 31 de agosto de 2016.

Após cumprirem seus prazos de guarda os documentos são avaliados e encaminhados ao Acervo Permanente ou Eliminação, para os documentos que serão eliminados é elaborado o Edital de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos , documento publicado no Diário Oficial Eletrônico, onde será listado todas as séries documentais a serem eliminadas, com isso conta-se um prazo de 30 dias corridos de sua publicação para sua eliminação de fato, nesse meio tempo qualquer interessado poderá acionar a Administração caso tenha interesse em alguma série documental listada, após sua eliminação é elaborado o Termo de Eliminação de Documentos , onde são atestadas as eliminações realizadas, esse documento é disponibilizado exclusivamente no Portal do Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD:

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD é um grupo permanente e multidisciplinar instituído na Administração Pública Municipal, responsável pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. De acordo com o art. 23 da Lei Municipal nº 5.453, de 31 de agosto de 2016, tem as seguintes atribuições:

I - Realizar e orientar o processo de identificação, análise, avaliação e seleção da documentação produzida, recebida e acumulada no seu âmbito de atuação, com vistas ao estabelecimento dos prazos de guarda e a destinação final de documentos de arquivo;

II - Elaborar e atualizar Planos de Classificação de Documentos e de Tabelas de Temporalidade de Documentos decorrentes do exercício das atividades-fim de seus respectivos órgãos, bem como, propor critérios para orientar a seleção de amostragens dos documentos destinados à eliminação;

III - Orientar quanto à aplicação dos planos de classificação e das Tabelas de Temporalidades;

IV - Manter intercâmbio com outras comissões ou grupos de trabalhos, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços, bem como encadear ações;

V - Coordenar o processo de transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público Municipal, quando for o caso.

Conservação documental:

É de responsabilidade do Arquivo Público Municipal de São Caetano do Sul a preservação de documentos arquivísticos produzidos e acumulados pela administração pública municipal.

As ações são realizadas principalmente no Acervo Permanente, com adequação do espaço de guarda, monitoramento da umidade relativa do ar, troca de caixas de acondicionamento, higienização e pequenos reparos, para a salvaguarda do nosso patrimônio documental. Além disso, também prestamos orientações a todos os órgãos da administração pública municipal na conservação de seus arquivos setoriais, mesmo que sejam documentos nas fases corrente e intermediária.

Sistemas informatizados:

O sistema informatizado de gestão documental é disponibilizado a todos os órgãos da Prefeitura Municipal de São Caetano do Sul, ele realiza a captura do documento, organiza com base nas classificações dos Planos de Classificação de Documentos garantindo sua organicidade, registra e guarda metadados associados a esses documentos, localização física do documento, garante acesso a documentos digitalizados, garante o controle de acesso à determinados perfis de usuário e perfis de setores dentro do sistema, garantindo o acesso desses documentos e o maior controle do fluxo informacional da administração pública.

Caso você, funcionário da administração pública municipal, queira ter acesso ao sistema informatizado de gestão documental, entre em contato com o Arquivo Público Municipal para liberação.