A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Município de São Caetano do Sul. O Arquivo Público Municipal, criado pela Lei Municipal n.º 5.453, de 31 de agosto de 2016, é responsável por toda a gestão documental da Administração Pública Municipal. O Arquivo Público Municipal faz a gestão desde a criação do documento até sua destinação final, seja a eliminação, quando o documento já cumpriu sua função administrativa e não tem valor histórico ou permanente, seja a sua guarda definitiva e acessível quando classificado como permanente. A instituição então atua nas 3 fases vitais de qualquer documento arquivístico:

➢ Arquivo Corrente
É a fase em que o documento é criado para cumprir uma função administrativa, tendo seu valor primário administrativo, independente do seu meio de produção, seja em papel ou meio digital. Ele é tramitado entre os órgãos da administração pública e ainda está em uso, junto aos seus produtores. Nessa fase o Arquivo Público Municipal, integra como órgão central o Sistema Municipal de Arquivos (SISMARQ), formulando a Política Municipal de Arquivos e exercendo orientação normativa, elabora diretrizes e normas para a administração pública municipal, estabelecendo requisitos para a criação de documentos, atividades de protocolo, além de promover treinamentos e orientações técnicas aos demais órgãos da prefeitura municipal.

➢ Arquivo Intermediário
Após cumprir a função para o qual foi criado o documento é encerrado e enviado à guarda intermediária, nessa fase, apesar de já ter cumprido sua função, o documento poderá servir como prova e garantia de direitos dos cidadãos e da administração pública municipal, além da prestação de contas à órgãos fiscalizadores, portanto, mesmo que possa ser eliminado, ele deve ser guardado por um prazo determinado de tempo. Os prazos de guarda e a classificação desses documentos são determinadas pelos Planos de Classificação de Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos, eles são instrumentos essenciais para uma boa gestão documental, esses instrumentos de gestão são elaborados em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD), que reúne representantes das diversas unidades organizacionais às quais se referem os documentos produzidos e profissionais da área, como arquivistas, historiadores, juristas e outros. O documento então cumpre um prazo de prescrição e precaução, após isso poderá ter sua eliminação autorizada e publicizada através do Diário Oficial Eletrônico e pelo site do Arquivo Público Municipal, através do documento Edital de Ciência de Eliminação, com prazo de 30 dias para manifestações e requisições quanto aos documentos listados, você poderá consultar as informações sobre os Planos de Classificação de Documentos, Tabelas de Temporalidade de Documentos e os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos em Administração Pública Municipal.

➢ Arquivo Permanente e Histórico
Nem todos os documentos são passíveis de eliminação, mesmo após cumprirem sua função administrativa e seu prazo de prescrição e precaução, os documentos podem guardar um valor secundário, seja um valor histórico, probatório, informativo ou científico, devendo ser definitivamente preservado, conforme as Tabelas de Temporalidade de Documentos aprovadas pela administração e após passarem pela Avaliação Documental, atividade essencial para garantir a guarda definitiva desses documentos e a eliminação correta e responsável daqueles documentos desprovidos desse valor secundário, além disso toda documentação produzida, recebida e acumulada pela Prefeitura Municipal até 1967 é de valor histórico para o município de São Caetano do Sul, conforme Decreto Municipal n.º 12.080 de 19 de agosto de 2024. Esses documentos estão acessíveis ao público e guardam registros de parte da história da cidade, servindo como instrumento ao exercício da memória coletiva e da cidadania, você poderá consultar mais informações sobre o acesso em Serviços ao cidadão. e sobre o conteúdo do acervo permanente e histórico em Acervo Permanente e Histórico. O Arquivo Público Municipal então acompanha o recolhimento desses documentos à instituição, assegurando sua preservação e acesso, promovendo a difusão de informações sobre a instituição e realizando projetos de ação educativa e cultural, com o objetivo de divulgar e preservar o patrimônio documental sobre a história do município.